De aanpak van data migratie tijdens ERP projecten

Het migreren van de data uit de oude systemen (legacy systemen) naar het nieuwe ERP pakket is een pittige uitdaging. Met de juiste én tijdige aanpak hoeft dat niet zo te zijn. In dit artikel beschrijven we de aanpak en geven we tips om het data migratie traject succesvol te laten verlopen.

Stap 1 | Scope van de data migratie

Er zijn twee soorten data waar we onderscheid in moeten maken: master data en transactionele data. Master data zijn de statische data zoals klant- en leveranciersgegevens, werknemergegevens, locaties, artikelgegevens enz. Het omvat data die weinig verandert.

Transactionele data zijn gegevens, zoals de naam het zegt, die een transactie weerspiegelen. Voorbeelden daarvan zijn verkooporders, inkooporders, werkorders, stock. Het zijn gegevens die normaal doorheen het proces van status veranderen en waar tijdens het proces gegevens bijjkomen of veranderen. Ze maken gebruik van master data, bijvoorbeeld de klantgegevens worden gebruikt voor de verkooporder.

Als start is het van belang om te inventariseren welke data objecten er gemigreerd moeten worden. De opdeling master data en transactionele data is daarbij handig om te blijven gebruiken. Met deze lijst kan op basis van de data in de legacy systemen bepaald worden hoe groot het volume is van elk data object dat gemigreerd moet worden. Met deze informatie kan de scope worden bepaald en een eerste plan van aanpak worden gemaakt van hoe elk data object uit de bestaande systemen gehaald kan worden.

Stap 2 | Data migratie team

Een misvatting is dat de data migratie “er wel even bij wordt gedaan”. Voor een succesvolle data migratie is een gedegen team nodig die voldoende tijd krijgt om deze taak op te pakken. Dit team bestaat uit een diversiteit aan mensen. Drie rollen zijn er nodig:

• Wie kan de data uit de bestaande systemen halen? Vaak zijn dit medewerkers van de IT afdeling.
• Wie kent de data inhoudelijk en kan ze evalueren? Zij zullen de systeem experts moeten helpen met wat de data in een bepaald veld betekent zodat deze straks op de juiste plek in het nieuwe systeem terecht komt. Dit zijn de data owners van de klant en moeten expliciet worden aangewezen. Vaak hebben deze mensen ook een functionele rol in het project team.
• Wie zorgt voor het inladen van de data in het nieuwe systeem? Dit is in de meeste gevallen data migratie experts van de software leverancier. In sommige gevallen werken ze samen met een aparte partij die gespecialiseerd is in het inladen van de data in het betreffende pakket. Zij zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste templates om de data in te kunnen laden, het aangeven van het juiste data formaat en het aanleveren van rapportages over het slagingspercentage van het inladen van de data.

Het vergt veel uitzoekwerk, opschoonwerk en herhaalde pogingen om alle data objecten te laden, te valideren, de data weer te verbeteren en dit traject opnieuw door te gaan. Onderschat daarbij ook niet de belasting op de operationele mensen voor het opschonen van de data. Denk hierbij aan ontbrekende data die in het nieuwe systeem verplichte informatie is, of dubbele records die geconsolideerd moeten worden. Dit vergt een goede aansturing vanuit het data migratie team én tijd van de administratieve afdelingen om dit uit te voeren. Kortom, zorg dat de mensen die in het data migratie team zitten voldoende tijd beschikbaar hebben om hun rol goed te kunnen vervullen.

De grootste valkuil in het data migratie traject is het niet hebben van een dedicated team. Het team moet zowel uit IT mensen, business mensen als data software experts bestaan. Investeer in een goed team en dat betaalt zich dubbel en dwars uit.

Stap 3 | Data migratie strategie

Een ERP project duurt vaak lang. Het is dan ook noodzaak om besluiten en keuzes in het kader van de data migratie goed te documenteren. Voor elk data object moet er een data migratie strategie document gemaakt worden die expliciet de volgende zaken vermeldt:

• Definitie van het data object
• Wat is in scope?
• Wat is buiten scope?
• Wat zijn noodzakelijke voorbereidingen voordat de migratie kan plaatsvinden?
• Welke handmatige acties zijn alsnog vereist tijdens de overgang naar het nieuwe systeem?

Ervaring leert dat een goed gedocumenteerde strategie veel ellende kan voorkomen. Soms vindt er voortschrijdend inzicht plaats en dan is het cruciaal dat de documentatie hierop ook wordt aangepast. Daarmee wordt des te duidelijker wat er niet gemigreerd wordt en of daar naderhand nog handmatige acties voor nodig zijn.

Daarnaast is het van belang om de volgordelijkheid van de data migratie in kaart te brengen. Denk daarbij als voorbeeld dat de stock niet gemigreerd kan worden als de artikelgegevens nog niet zijn ingeladen. Deze volgordelijkheid speelt een belangrijke rol bij de uiteindelijke overgang naar het nieuwe systeem. Vaak kunnen (een subset van) master data al een paar weken voor de livegang worden gemigreerd terwijl de transactionele data pas gemigreerd kan worden als het legacy systeem is afgesloten. Dat dient specifiek in het cutover plan meegenomen te worden (het overgangsplan van het oude naar het nieuwe systeem)

Verder is een onderdeel van de data migratie strategie ook hoe de data wordt gemigreerd. Zal er gebruikt gemaakt worden van gespecialiseerde tools, van csv files, van robots die de data migreren etc. Dit bepaalt hoe het verdere data migratie plan eruit moet komen te zien.

Gezien data migratie een oefening van trial en error wordt, is een aparte data migratie omgeving nodig die voldoende krachtig is om de vele data die overgepompt wordt, binnen een acceptabele tijd te verwerken. Hier moet met de ERP leverancier een duidelijke afspraak over worden gemaakt.

Stap 4 | Data mapping

Als de scope en de strategie duidelijk is, kan het team starten met het mappen van de data. Voor elk data object wordt gekeken welke velden nodig zijn in het nieuwe systeem. Samen met de data owners worden de bestaande gegevens bekeken en geëvalueerd om het juiste veld van het legacy systeem te koppelen met het nieuwe systeem. De uitkomst van deze oefening leidt tot afgestemde data extraction en translation rules.

Deze mapping leidt meestal tot veel data quality issues. De data is onvolledig, niet in het juiste formaat of is er in sommige gevallen zelfs helemaal niet. Dit leidt tot veel opschoonwerk voor de organisatie voordat de data succesvol kan worden gemigreerd. Tools die helpen om met kwaliteitschecks aan te duiden welke records een te lage kwaliteit hebben, zijn enorm waardevol. Op die manier kunnen medewerkers gerichte opdrachten krijgen om die specifieke records te gaan opschonen.

Stap 5 | Data validatie

Zodra de data is ingelezen in het nieuwe ERP systeem, is het zaak om te valideren of de waardes inderdaad op de juiste manier en het juiste veld zijn terechtgekomen. Goede rapportages zijn cruciaal om de data die verzonden is naar het nieuwe systeem te vergelijken met wat er daadwerkelijk in het nieuwe systeem is terecht gekomen. Met de data die goed in het systeem is terecht gekomen, kunnen de key users uitgebreid testen. Op die manier krijgen ze antwoord op de vraag of de software ook goed functioneert met gemigreerde data. Dat lijkt een evidentie maar is het helemaal niet. Grondig alle scenario’s doortesten hoort dan ook onderdeel van het data validatie plan te zijn.

Voor data die niet goed is terechtkomen in het systeem, zal stap 3 en 4 opnieuw moeten worden uitgevoerd.

Pas als de data owners formeel hun akkoord geven op de data migratie, is de data migratie oefening afgerond. Vaak ligt er op dat moment nog een hoop werk om ook handmatig zaken te corrigeren of aan te vullen in het nieuwe systeem. Kortom, onderschat data migratie niet en zet er een goed team op!