Wat zeker onderdeel van een project kick-off moet zijn

Het starten van een project zonder een kick-off meeting is net zoals op vakantie gaan zonder enig plan. Dat laatste kan goed uitpakken maar waarschijnlijk ben je meer geld kwijt dan verwacht, ben je ergens terecht gekomen wat je nooit had gewild en heb je nogal wat onverwachte tegenslagen gehad. Kortom, dat plan vooraf was een stuk beter geweest!

Een goede project kick-off meeting zorgt voor een vliegende start waarbij alle betrokken medewerkers weten waarom het project belangrijk is, wat het project inhoudt en hoe het project zal worden aangepakt.

Doel van de kick-off

Een goede kick-off meeting maakt aan het begin duidelijk wat het doel is van deze meeting. Het informeren van de betrokken medewerkers over het wie, wat, wanneer, waarom en hoe van het project. Daarnaast behoort een goede kick-off een gezamenlijk gevoel van urgentie te realiseren zodat het hele team zijn schouders eronder gaat zetten om dit project tot een succes te maken.

Why  | Waarom dit project

Waar het voor het management vaak overduidelijk is waarom dit project van groot belang is, is dat niet altijd zo voor alle medewerkers die betrokken worden. Start de kick-off dan ook met waarom dit project opgepakt wordt. Licht de business waarde en voordelen toe en laat zien dat je als bedrijf duidelijk gecommitted bent om dit project tot een succes te brengen. De project sponsor is in de lead bij de toelichting op het waarom. Zijn rol is om het belang van het project goed over te brengen en ook een commitment te eisen van de teamleden.

What | Wat houdt het project in

Een toelichting op wat het project in houdt, maar ook niet, helpt de deelnemers om de scope te overzien. Het is niet de bedoeling om de gedetailleerde scope van het project in deze meeting te bespreken. Echter, focus je op wat wel of niet wordt afgedekt door het project. In het kader  van een ERP implementatie helpt het om een high level plaat te laten zien van welke huidige applicaties vervangen worden en welke niet. Geef ruimte om vragen te stellen .

Daarnaast leidt zo goed als elk project tot weerstand in de organisatie. Vaak is er angst voor het onbekende. Benoem dat in de kick-off meeting. Laat weten dat er aandacht zal zijn voor change management om te zorgen dat vragen en zorgen opgepakt worden en de organisatie ook klaargestoomd wordt om met deze verandering om te kunnen gaan.

Who | Wie is het project team

Hoe ziet de project organisatie eruit, welke rollen zijn er en wie krijgt welke rol? Een cruciaal onderwerp tijdens de kick-off meeting. Let hierbij vooral op dat betrokken medewerkers ook vooraf geinformeerd zijn over hun rol, zodat er geen verrassingen tijdens de kick-off plaatsvinden.

Licht duidelijk toe waarom het project team er uitziet zoals hij is opgesteld. Besteed aandacht aan wat welke rol precies inhoudt. Als dat mogelijk is, is de verwachte tijdsbesteding ook handig om toe te lichten zodat bij eventuele conflicten tussen operationele werkzaamheden en projecttijd dit snel boven water komt.

How | Hoe gaan we samenwerken als team

Komt er een project ruimte, welke project aanpak wordt gebruikt, wat wordt er praktisch verwacht, welke tools gaan we gebruiken, enz.?

De kick-off  gaat dieper in op hoe het project aangepakt gaat worden en wat dat betekent voor de deelnemers. Het is belangrijk dat dit zo concreet mogelijk wordt gemaakt en onmiddellijk na de kick-off ook wordt ingevoerd. Denk aan de verschillende meetings die opgezet moeten worden, denk aan het inrichten van de samenwerkingstools, het toegang geven tot alle relevante informatie, enz.

In dit onderdeel komen vaak veel vragen naar voren en ook zorgen vanuit de groep. Log deze opmerkingen en kom daar na de meeting op terug als dat niet onmiddellijk tijdens de sessie kan.

When | Hoe ziet de planning van het project eruit

De meeste medewerkers zijn benieuwd naar de planning van het project. In deze fase van de kick-off zal er een high level planning liggen. Licht elke fase toe zodat de diverse project fases van het project voor het hele team duidelijk zijn. Het helpt vaak ook om bij elke fase toe te lichten wat dat inhoudt voor elke rol in het project team. Dat maakt het concreter voor de personen in de zaal en zal ook concretere vragen triggeren.

Benadruk verder ook dat issue en risk management cruciaal is om de projectplanning goed te kunnen bewaken. Wees expliciet naar je teamleden dat je verwacht dat zij issues en risico’s tijdig escaleren.

Borrel!

Last but not least, sluit de meeting af met een motivational speech van de project sponsor of het management. Focus daarbij op wat er gebeurt met de organisatie als dit project succesvol wordt opgeleverd. En uiteraard, om het teamgevoel te stimuleren is mijn advies om zo’n kick-off altijd te eindigen met een borrel. De echte vragen komen dan pas naar boven en het geeft gelegenheid om elkaar op een ongedwongen manier te leren kennen.

Wil je hulp met het organiseren van jouw kick-off meeting? Neem contact met ons op en we helpen je graag.