We vallen met de deur in huis: een project portfolio management tool alleen levert niets op als er geen portfolio management proces ingeregeld is. Maar als er in een bedrijf de noodzaak wordt gezien om de set aan projecten als een portfolio te gaan beheren, dan kan tooling versnellend werken. Ook als het project portfolio management proces nog in de kinderschoenen staat!

1. Centralisatie

Dit is by far de grootste toegevoegde waarde van het gebruik van een project portfolio management oplossing. Hoeveel bedrijven zijn er niet die met Excel een portfolio van meer dan 50 projecten volledig probeert te managen. Het klinkt wellicht uitvoerbaar, maar de kans op fouten, de kans op verschillende versies van de waarheid en het risico om volledig afhankelijk te zijn van 1 of 2 medewerkers die precies begrijpen hoe de logica is opgebouwd, is simpelweg te groot. In ons perspectief: een strategisch risico dat onnodig is en makkelijk te verhelpen is.

Investeer daarom al snel in een applicatie die zorgt dat de basisinformatie van alle projecten centraal wordt opgeslagen.

2. Structuur

Waar je ook staat als organisatie in de volwassenheidscurve van project portfolio management, structuur is nodig om het proces verder te optimaliseren. Zorg dat duidelijk is welke informatie van een project moet worden aangeleverd. Denk daarbij aan simpele categorieën, zoals project type, regio, functionele focus, aandachtsgebied enz. Vergeet daarbij echter ook niet hoe je straks, in simpele of geavanceerde vorm, projecten kan prioriteren. Welke informatie is nodig om te kunnen bepalen welke projecten voorrang krijgen op andere? Voorbeelden daarvan zijn: investeringshoogte, op hoeveel markten heeft het project impact, wat is de duurzaamheidsimpact, hoeveel afdelingen zijn er betrokken, hoe draagt het bij aan onze strategische jaardoelen, enz. Wees niet bang om daar simpel mee te beginnen en in een later stadium uit te bouwen.

Voor elke organisatie is dit anders. Zodra dit duidelijk is, biedt een tool de structuur om dat voor alle projecten op te slaan of inzichtelijk te maken voor welke projecten deze informatie nog mist. En ja, dit kan uiteraard ook in een Excel bestand, maar lees dan nog eens het eerste punt terug. Gebruik de structuur in een gecentraliseerde applicatie als ondersteuning om je portfolio management proces verder vorm te geven.

3. Transparantie

Enorm onderschat in de succesvolle uitrol van project portfolio management: transparantie. Laat zien waar je als organisatie mee bezig bent en indien je al zover bent, hoe dat bijdraagt aan de strategische doelstellingen. Zorg dat project managers en afdelingsmanagers weten wat er nog meer speelt naast hun eigen werkgebied en waarom die initiatieven lopen. Met een gecentraliseerde applicatie is dat makkelijk te realiseren.

(En een handige tip: laat je niet verleiden tot applicaties die op basis van user licenties toegang verlenen. Dat is volstrekt in strijd met de randvoorwaarde dat portfolio management alleen maar succesvol kan zijn als er transparantie is. Een kostenafweging of iemand al dan niet toegang mag hebben, mag geen factor zijn.)

4. Betrokkenheid

Betrek de relevante stakeholders bij het succesvol uitvoeren van het project portfolio management proces. Met een gerichte applicatie zorg je dat ze van de juiste functionaliteit worden voorzien. Wees daar vooral zuinig mee: gebruik alleen wat voor jouw organisatie relevant is en past bij het volwassenheidsniveau op het gebied van portfolio management.

Waar het proces enigszins op punt moet staan om bijvoorbeeld de projectgegevens maandelijks bij te werken, kan de inzet van tooling ook net dat duwtje geven om het proces op punt te krijgen. Daarom is ons advies ook altijd: start met een gespecialiseerde project portfolio management tool maar start klein en breid het gebruik van relevante functionaliteit langzaam aan. Dat helpt enorm om de medewerkers aan te haken en ze te betrekken in de verdere optimalisatie van het proces (en daarmee ook het slimme gebruik van de tool om het proces te ondersteunen)

Kortom: centralisatie, structuur, transparantie en betrokkenheid zijn de voordelen om al snel een applicatie in te zetten voor het ondersteunen van het project portfolio management proces. Wil je meer weten over waar je rekening mee moet houden bij de selectie van een applicatie? Dan verwijzen we graag naar een artikel waarbij een aantal aandachtspunten worden benoemd.

Over Moreworks

Moreworks is een zakelijke dienstverlener die organisaties helpt hun ambitie te realiseren. Dat doen wij door te adviseren hoe organisaties tot de juiste projectenkeuze kunnen komen (project portfolio management) en te ondersteunen met het daadwerkelijk goed uitvoeren van een project (project management). Moreworks bestaat inmiddels meer dan 15 jaar en heeft tientallen organisaties bijgestaan om een verandering op het gebied van project (portfolio) management te realiseren.

Wil jij even sparren over jouw uitdagingen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende inspiratiesessie.